In het Nextcloud expertisecentrum vind je nieuws, informatie en tips & tricks

Wat heeft Datacave je te bieden

Datacave is gespecialiseerd in Nextcloud en helpt dagelijks klanten om Nextcloud in gebruik te nemen. Vanuit je organisatie ben je er op gericht om je tijd te besteden aan de diensten en producten die je levert. Als je gebruik wilt gaan maken van Nextcloud vergt het tijd en inzet om te leren hoe het werkt en hoe je Nextcloud kunt inzetten binnen je organisatie. Natuurlijk besteed je het liefst zo weinig mogelijk tijd aan het in gebruik nemen van Nextcloud, dit gaat namelijk ten koste van de tijd voor je eigen werk. Datacave helpt je Nextcloud snel en efficient in gebruik te nemen.

Impact verkleinen en voordeel vergroten

Datacave werkt op basis van 4 peilers

  • Werkwijze
  • Implementatie
  • Training
  • Ondersteuning

Werkwijze

We gaan in gesprek over de werkzaamheden die uitgevoerd worden in de organisatie. Vervolgens gaan we bespreken welke zaken je wilt digitaliseren en hoe we dat een plek kunnen geven binnen Nextcloud. We bekijken ook op welke manier je Nextcloud het beste kunt gaan gebruiken. Op deze manier zoeken we uit en bespreken we op welke plekken Nextcloud een rol speelt binnen je organisatie.

Op bepaalde momenten kijken we ook breder dan alleen naar Nextcloud. Regelmatig komt het voor dat er bij organisaties verschillende programma's in gebruik zijn die overlappende functionaliteiten hebben. Dit kan tot onduidelijkheid en inefficientie leiden bij de werknemers. We bespreken dan of het meerwaarde heeft, zo niet dan gaan we bekijken hoe je dat anders kunt inrichten met behulp van Nextcloud.

Implementatie

De Implementatie is er op gericht om Nextcloud in te gaan zetten op de manier zoals besproken tijden de eerste fase waarin aandacht is besteed aan de Werkwijze. Dat betekent dat we tijdens de Implementatie concreet starten met het inrichten van Nextcloud. De benodigde apps worden geïnstalleerd en ingesteld zodat ze geschikt zijn om in te zetten binnen de organisatie. De gebruikers worden aangemaakt en als het nodig is wordt de koppeling gemaakt met een identity provider, zoals LDAP of Active Directory van Microsoft.

In deze fase wordt ook gekeken naar zaken zoals data migratie en het moment en de manier waarop Nextcloud in gebruik wordt genomen. Data migratie is van toepassing als er bestanden of andere data overgezet moet worden van de oude applicaties naar Nextcloud. De livegang van de Nextcloud omgeving is afhankelijk van de situatie. Is er sprake van een overgang van het ene naar het andere systeem of is er nog geen cloud omgeving in gebruik? Is er behoefte aan een pilot, een gefaseerde livegang of krijgen alle gebruikers ineens toegang tot de nieuwe Nextcloud omgeving? Dit zijn allemaal vragen die aan bod komen tijdens de implementatie.

Training

Een onderdeel van de implementatie wat eigenlijk een aparte peiler is, is de Training van de eindgebruikers. De training start meestal in de implementatie fase en loopt vaak door tot na deze fase. De peiler Training omvat meer dan alleen het trainen van gebruikers. We gaan ook in overleg over de manier waarop gebruikers worden getraind. Is er bijvoorbeeld sprake van key-users en is er verschil in de mate waarin gebruikers Nextcloud gebruiken? Datacave voorziet zowel in het maken als uitvoeren van de training en het maken van de benodigde handleidingen. Vaak wordt hierbij gewerkt met werkinstructies, oftewel het gebruik van Nextcloud wordt uitgelegd aan de hand van een specifiek proces binnen de organisatie. Dit maakt het voor de eindgebruiker concreet en herkenbaar. Datacave hanteert hierbij de filosofie dat een gebruiker eerder geneigd is om een specifieke werkinstructie erbij te pakken dan een uitgebreide handleiding.

Ondersteuning

Als de organisatie Nextcloud in gebruik heeft genomen breekt het moment aan dat de gebruikers er ook echt mee aan de slag gaan. Vanaf dat moment ontstaan de meeste vragen. Waar het in de training vaak duidelijk lijkt, merk je in de praktijk dat gebruikers tegen een vraag aan lopen. Datacave probeert de training zo gericht en duidelijk mogelijk te doen, toch ontkom je er niet aan dat er vragen ontstaan als Nextcloud echt gebruikt gaat worden. Dat is ook niet erg en eigenlijk alleen maar goed. Het zorgt er namelijk voor dat de gebruikers steeds meer de mogelijkheden gaan zien en benutten.

Datacave biedt in de pijler Ondersteuning de mogelijkheid om de gebruikers te blijven ondersteunen waar dit nodig is. In het begin zal dit intensief zijn en in de loop van de tijd neemt het af. Vaak pakt de organisatie zelf de eerste lijns ondersteuning op. De eerste lijns ondersteuning kan dan bij Datacave terecht met vragen. Datacave zorgt ook voor evaluatie momenten. Periodiek wordt een overleg gepland met een aantal stakeholders en key-users uit de organisatie om te bespreken hoe het gaat, waar verbetering mogelijk is en of er nog nieuwe functionaliteiten benut kunnen worden.

Communicatie

In alle peilers is de communicatie een belangrijk en onmisbaar onderdeel. Om draagvlak te creeëren binnen de organisatie moet je tijdig je gebruikers meenemen in veranderingen. Datacave voorziet de personen die verantwoordelijk zijn voor de communicatie binnen de organisatie van de benodigde informatie. Denk hierbij aan het uitleggen van wat er veranderd, wat dit voor gevolgen heeft voor de manier van werken en wat de voordelen zijn.