Deel jij bestanden met je collega's en klanten via e-mail? Heb je altijd de juiste versie snel bij de hand? In deze blog leg ik uit hoe het anders kan.
Stel je voor je bent projectmanager en betrokken bij het maken van offertes. Je collega van sales maakt een eerste versie van de offerte. Vervolgens stuurt hij jou de offerte via e-mail door. Het is jouw taak om de details in te vullen en de ureninschatting te maken. Jij bewaard de offerte in je persoonlijke map en stuurt de offerte via e-mail weer terug naar je collega. Vanuit sales wordt de offerte afgerond en nog een keer ter controle bij je langs gestuurd via e-mail. Nadat je akkoord bent wordt de offerte naar de klant gemaild.
Je vraagt je dan op een gegeven moment af wat de actuele versie is. Er zijn verschillende versies in omloop en ze staan in verschillende mailboxen, in persoonlijke mappen én in gezamenlijke projectmappen.
De meeste mensen werken zo, want je bent nu eenmaal gewend om documenten met anderen te delen door ze via email te versturen. Met als gevolg dat het altijd zoeken is welke versie van een document iemand heeft. Iedere keer duik je weer in de mailbox op zoek naar dat ene mailtje die als laatste verstuurd is mét bijlage.
Heel tijdrovend allemaal en het ontbreekt je aan overzicht en controle.
Kan dat niet anders?
Zou het niet veel handiger zijn als je het document kunt delen zónder het als bijlage in de mail mee te sturen? Dat kan met een cloudservice als Nextcloud. Ik leg je uit hoe.
Als verzender heb je je document opgeslagen op je pc en je maakt daarbij een link aan. De ontvanger gebruikt die link om het document te bekijken. Je stuurt de ontvanger de link via email of bijvoorbeeld met een chat app. De ontvanger klikt op de link, het document opent in de webbrowser en de ontvanger kan het document veilig en gemakkelijk bekijken.
Op deze manier kun je niet alleen één document, maar ook een hele map met documenten delen. Bij het openen van de link krijg je dan de complete inhoud van de map te zien met alle bestanden en eventuele submappen.
Ok, en als ik dan juist iets wil ontvangen in plaats van versturen?
Dan kun je iemand met een link uitnodigen om het document overzichtelijk op de juiste plek te zetten. In de map waar jij het wilt hebben.
Je wilt dan natuurlijk níet dat diegene al je andere documenten ziet. Gelukkig komt dat goed. Vergelijk Nextcloud dan met een brievenbus. De ander levert een document bij je af, maar kan niet zien wat er allemaal verder nog in de brievenbus - in dit geval de map - zit.
Is dat allemaal wel veilig?
Ja, een document delen via een link is ook veiliger dan het te versturen via e-mail. Een e-mail komt bij het versturen namelijk langs verschillende mailservers. Je weet nooit zeker of alle mailservers veilig zijn en of de mailservers überhaupt beveiligd zijn. Door een veilige cloudservice te gebruiken bepaal jij zélf hoe veilig je een document wilt delen.
Je kunt de link beveiligen door bijvoorbeeld een wachtwoord of een vervaldatum toe te voegen. Na de vervaldatum is de link niet meer geldig.
Kun je ook samen aan een document werken?
Ja, afhankelijk van de instellingen kun je een document als ontvanger ook bewerken. Als je wilt kan dit zelfs tegelijk met meerdere personen, je ziet elkaar dan wijzigingen doen in hetzelfde document. Zo werk je eenvoudig en efficiënt samen aan één document.
Maar dat kan toch ook gewoon met Google Docs?
Dat klopt. Maar dan staan je bestanden op de server bij Google. Bij Nextcloud kun je zélf bepalen waar je documenten staan opgeslagen. Er zijn veel bedrijven die Nextcloud als dienst aanbieden, dus je kunt zelf een leverancier kiezen. Je kunt het zelfs op je eigen server zetten.
Bij Nextcloud is het duidelijk wat er met je documenten gebeurt. Je documenten kunnen niet gebruikt worden om te volgen wat jij of je klanten doen. Er wordt dus geen profiel opgebouwd zoals bij Google gebeurt. De Nextcloud software is bovendien ook open source. Iedere programmeur kan daarom in de code kijken om te zien wat er gebeurt.
Jij bent hierdoor zelf in controle over waar je documenten staan, wat er mee gebeurt én wie er bij kan.
Dus ik ben zelf de baas en maak het ook nog makkelijk voor de ander?
Precies. Als verzender geef jij aan wat de ontvanger met het document mag doen. Zodra die ontvanger geen toegang meer mag hebben maak je de link bijvoorbeeld ongeldig. Of je stelt van tevoren een bepaalde vervaldatum in. Na die datum werkt de link niet meer en kan niemand er meer bij.
Je kunt ook zelf bepalen of de ontvanger het document alleen mag lezen of ook mag bewerken. En een ontvanger kan het document standaard downloaden, maar je kunt die downloadknop ook weglaten.
Samengevat
Je kunt bestanden natuurlijk blijven mailen, maar je weet nu dat het ook anders kan. Als je gemakkelijk, veilig en met veel controle bestanden in de cloud wilt delen is Nextcloud een hele goede oplossing:
- Iedereen heeft altijd de meest actuele versie van het document.
- Je hebt duidelijk overzicht welke documenten met wie gedeeld zijn én tot wanneer.
- Minder handelingen omdat je het document direct deelt vanaf de plek waar het staat.
- Het is veilig doordat je weet dat het document gedeeld wordt via jouw eigen cloud.
- Je kunt de bestanden beveiligen met een wachtwoord zodat niemand er zomaar bij kan.
- Je hebt veel minder opslagruimte nodig voor je mailbox.
- Je kunt hele grote bestanden delen.
- Je kunt zien of het bestand gedownload is.
Wil jij ook bestanden veilig delen?
Geïntereseerd om de opties te bespreken van Nextcloud? Alexander helpt je graag!
