Outlook plugin
Microsoft Outlook is een bekend e-mailprogramma dat veel mensen gebruiken. Sendent - een partner van Nextcloud - heeft een Nextcloud-plugin voor Outlook gemaakt waardoor er een koppeling is tussen Outlook en je cloud. Je kunt nu bestanden toevoegen vanuit je cloud bij het versturen van e-mail. Bijlagen uit ontvangen e-mails kun je direct opslaan in je cloud.
Hoe werkt het?
Je installeert de plugin in Outlook. Bij het gebruik van de plugin in Outlook word je eenmalig gevraagd om in te loggen in Nextcloud. Nu wordt Outlook gekoppeld aan je cloud.
Bij het versturen van een e-mail heb je nu de keuze om een bestand toe te voegen via de plugin. Je kunt kiezen om een bestand of zelfs een hele map toe te voegen vanaf je eigen computer of direct uit je cloud. Zo bespaar je opslagruimte en dus kosten, je hoeft het nu namelijk niet dubbel op te slaan.
Je kunt er voor kiezen om het bestand als bijlage toe te voegen, maar de plugin kan er ook een link van maken.
De link wordt meegestuurd in de e-mail en de ontvanger kan het bestand downloaden door op de link te klikken.
Bijlagen uit ontvangen e-mails kun je direct opslaan in Nextcloud in plaats van op je pc. Je kiest dan zelf de map waarin je de bijlage wilt opslaan.
Als je wilt dat de ontvanger van de e-mail jou bestanden stuurt, kun je een upload link toevoegen. De ontvanger kan de bestanden dan via de link uploaden naar de cloud, zodat de bestanden niet via e-mail naar je toegestuurd worden.
Ben je op zoek naar een manier om veilig te mailen?
Geïntereseerd om de opties te bespreken van Nextcloud? Datacave helpt je graag!
Vraag gratis demo aan Vragen? Zoek contact!
Veilig e-mailen
Je kunt de link naar een bijlage op dezelfde manier beveiligen als bij het delen van een bestand in Nextcloud. Bij het toevoegen van een bestand als link heb je de mogelijkheid om een wachtwoord en een vervaldatum in te stellen.
De instellingen van een link die is aangemaakt door de plugin kun je ook ná het versturen nog aanpassen. Je zoekt de verzonden e-mail op en in de eerder verzonden e-mail kun je bijvoorbeeld alsnog de geldigheidsduur aanpassen. Zo heb je ook ná het versturen van de e-mail controle over de toegang tot een gedeeld bestand.
Je kunt ook de vollédige e-mail via je cloud versturen om extra veilig te e-mailen. De tekst uit de e-mail wordt dan ook opgeslagen in je cloud. De plugin maakt een link aan naar die opgeslagen tekst en verstuurt alléén de link naar de ontvanger. De ontvanger klikt op de link en kan dan via je cloud de inhoud van de e-mail lezen.
Uitgebreide instellingen
Je kunt verschillende instellingen van de plugin aanpassen. Veel instellingen kun je direct vanuit Outlook aanpassen, maar je kunt de instellingen ook centraal beheren via Nextcloud. Hiervoor installeer je een app in Nextcloud. Met die app kun je vanuit je cloud de instellingen van de plugin veranderen. De plugin in Outlook maakt gebruik van die instellingen.
Je kunt bijvoorbeeld de huisstijl van je bedrijf aanpassen, zoals de kleuren en logo. Je kunt ook de tekst in de e-mail sjablonen naar wens aanpassen.